Privacy­verklaring

01

Wie is verantwoordelijk?

Fiesta Crew is een commerciële samenwerking tussen twee zelfstandige ondernemingen. Voor de Fiesta Crew-website, gezamenlijke aanvragen, planning, uitvoering en communicatie bepalen zij samen het doel en de belangrijkste middelen van de verwerking. Zij zijn daarvoor gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel 26 AVG:

Beiden dragen zorg voor transparantie, beveiliging en de behandeling van privacyverzoeken. Eén centraal contactpunt volstaat: info@fiestacrew.be. Je mag jouw rechten ook rechtstreeks tegenover elk van hen uitoefenen. Wanneer één onderneming zelfstandig factureert of gegevens moet bewaren voor haar eigen wettelijke boekhouding, is die onderneming voor dat gedeelte afzonderlijk verantwoordelijk.

02

Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van jouw contact met Fiesta Crew kunnen we de volgende categorieën verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
• Feest- en dossiergegevens: trouw- of feestdatum, locatie, gekozen formule, aantal gasten, planning, muziekvoorkeuren, technische afspraken en andere informatie die je zelf over het feest bezorgt.
• Contract- en facturatiegegevens: offerte, overeenkomst, factuuradres, ondernemings- of btw-nummer indien van toepassing, betalingen en boekhoudkundige stukken.
• Communicatie: inhoud van e-mails, formulieren, agenda-afspraken, Teams-gesprekken en andere correspondentie.
• Leveranciersgegevens: naam, functie, onderneming, contact-, contract- en facturatiegegevens.
• Website- en gebruiksgegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie, bezochte pagina’s, tijdstip, verwijzende pagina, cookie-ID’s en interacties, voor zover toegestaan door jouw cookiekeuze.
• Beeld en openbare bijdragen: foto’s en video’s waarvoor een passende grondslag bestaat en fragmenten van publiek geplaatste Google-reviews, met de daarbij getoonde naam.
• Toestemmingsgegevens: jouw cookievoorkeuren en bewijs van eventuele toestemming voor beeldgebruik.

We ontvangen gegevens in beginsel rechtstreeks van jou. Websitegegevens worden automatisch technisch verzameld. Gepubliceerde reviews zijn afkomstig van de openbare Google-bedrijfspagina. Fiesta Crew vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, religie of seksuele geaardheid. Vermeld zulke informatie niet in een vrij tekstveld tenzij dat strikt nodig is voor jouw verzoek.

Onze diensten zijn niet op minderjarigen gericht. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen via de website en publiceren geen herkenbaar beeld waarop een minderjarige het hoofdonderwerp is zonder verifieerbare toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

03

Waarom verwerken we gegevens en hoelang?

Beeldopnames op evenementen

Bij privé-evenementen van consumenten en bij publiek toegankelijke evenementen kan Fiesta Crew niet-gerichte sfeerbeelden maken en gebruiken voor documentatie, portfolio, website en sociale media. Het gaat om overzichts-, dansvloer-, opstellings- en menigtebeelden waarop personen niet bewust als individueel onderwerp worden uitgelicht. Voor dit beperkte gebruik beroepen we ons, na een belangenafweging, op ons gerechtvaardigd belang om onze werking en echte evenementen te tonen.

De Opdrachtgever wordt hierover vóór het evenement geïnformeerd en kan in de voorbereidende bevraging of via info@fiestacrew.be kosteloos bezwaar maken. Bij een opt-out maken we geen sfeerbeelden voor eigen promotioneel gebruik. Opnames die uitdrukkelijk deel uitmaken van de gekozen formule kunnen nog worden gemaakt om ze uitsluitend aan de Opdrachtgever te leveren. Deze standaardregeling geldt niet voor besloten bedrijfs- of personeelsevenementen; daarvoor is steeds een afzonderlijk schriftelijk akkoord nodig. Publiek toegankelijke evenementen vallen wel onder de regeling, ongeacht de rechtsvorm van de organisator.

De organisator werkt mee aan duidelijke informatie aan gasten of bezoekers vóór of bij aanvang van het evenement. Iedere herkenbare persoon behoudt een eigen recht van bezwaar en kan Fiesta Crew vóór, tijdens of na het evenement aanspreken of mailen. We vermijden of verwijderen het betrokken beeld dan redelijkerwijs, tenzij een dwingende wettelijke reden zich daartegen verzet. Voor gerichte portretten of video’s waarop iemand herkenbaar het hoofdonderwerp is, vragen we waar vereist afzonderlijke toestemming voor het maken en de beoogde publicatie. We gebruiken geen beeldmateriaal waarop een herkenbare minderjarige het hoofdonderwerp is voor promotionele doeleinden.

Wanneer je noodzakelijke contact- of contractgegevens niet verstrekt, kunnen we jouw aanvraag mogelijk niet behandelen, geen correcte offerte opmaken of het feest niet uitvoeren. Toestemming voor statistieken, externe media en gericht promotioneel beeldgebruik is vrijwillig en kan altijd worden geweigerd of ingetrokken. Tegen niet-gerichte sfeerbeelden op basis van gerechtvaardigd belang kan je altijd bezwaar maken.

Fiesta Crew neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of profilering zijn gebaseerd.

04

Met wie delen we gegevens?

Intern hebben alleen Fre en Jens toegang voor zover dat nodig is. Voor de werking gebruiken we dienstverleners die gegevens kunnen verwerken:

• de hosting- en domeinprovider van fiestacrew.be, voor publicatie, beveiliging en serverlogs;
• Microsoft 365, waaronder zakelijke e-mail, OneDrive, Microsoft Forms en Microsoft Teams;
• Calendly, voor het plannen van afspraken;
• Billit, voor facturatie en boekhouding;
• Google, voor Google Analytics, Google Fonts en openbare Google-reviews;
• HearThis, voor de ingebedde audioplayer;
• beroepsadviseurs, verzekeraars, bevoegde overheden of gerechtelijke instanties wanneer dit wettelijk vereist of noodzakelijk is voor een rechtsvordering.

Waar een leverancier in onze opdracht verwerkt, sluiten de toepasselijke gebruiksvoorwaarden of een gegevensverwerkingsovereenkomst aan op artikel 28 AVG. We verkopen geen persoonsgegevens.

05

Internationale doorgiften en waarborgen

Sommige leveranciers of hun onderaannemers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). We staan zo’n doorgifte alleen toe wanneer daarvoor een geldig doorgiftemechanisme beschikbaar is en de bescherming van jouw gegevens in wezen gelijkwaardig blijft aan die binnen de EER.

Wanneer de Europese Commissie heeft vastgesteld dat een land, gebied of specifieke regeling een passend beschermingsniveau biedt, baseren we de doorgifte op dat adequaatheidsbesluit. Voor een Amerikaanse organisatie kan dit het EU–VS Data Privacy Framework zijn, maar alleen wanneer die organisatie geldig onder dat kader is gecertificeerd.

Ontbreekt een toepasselijk adequaatheidsbesluit, dan gebruiken we in beginsel de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Waar nodig beoordelen we daarnaast de wetgeving en praktijk in het land van bestemming en nemen we aanvullende technische, organisatorische of contractuele maatregelen, zoals versleuteling, gegevensminimalisatie en beperkte toegangsrechten. Als een voldoende beschermingsniveau niet kan worden gewaarborgd, laten we de doorgifte niet plaatsvinden of schorten we ze op.

Je kan via info@fiestacrew.be meer informatie vragen over de doorgifte die op jouw gegevens van toepassing is en, met weglating van vertrouwelijke informatie, een kopie van de gebruikte waarborgen opvragen.

06

Cookies en externe diensten

Strikt noodzakelijke technieken gebruiken we om de site te laten werken en jouw privacykeuze te onthouden. Google Analytics en de HearThis-player worden pas geactiveerd nadat je de betrokken categorie hebt aanvaard. Je kan jouw keuze even eenvoudig opnieuw aanpassen via “Cookievoorkeuren” onderaan elke pagina.

De website laadt lettertypes rechtstreeks via Google Fonts. Daarbij ontvangt Google technisch noodzakelijk onder meer jouw IP-adres, browsergegevens en de opgevraagde lettertypebestanden. We gebruiken dit op basis van ons gerechtvaardigd belang in een consistente, snelle weergave van de website.

Alle details staan in ons cookiebeleid.

07

Hoe beveiligen we gegevens?

We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder sterke unieke wachtwoorden, tweestapsverificatie waar beschikbaar, beperkte toegangsrechten, versleutelde verbindingen en apparaten, back-ups, actuele software en beveiligde leveranciers. Geen enkele methode is volledig risicoloos. Vermoed je misbruik of een gegevenslek, meld dit dan meteen via info@fiestacrew.be.

08

Welke rechten heb je?

Volgens de AVG kan je, afhankelijk van de omstandigheden, vragen om:

• inzage en een kopie van jouw persoonsgegevens;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering of beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens die je zelf verstrekte;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming, zonder gevolgen voor de verwerking vóór de intrekking.

Stuur jouw verzoek naar info@fiestacrew.be. We antwoorden zonder onredelijke vertraging en in beginsel binnen één maand. Alleen als we redelijke twijfel hebben over jouw identiteit, vragen we aanvullende informatie die noodzakelijk is om die identiteit te bevestigen.

Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. We waarderen het wanneer je ons eerst de kans geeft om jouw vraag op te lossen.

09

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer onze werking, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De recentste versie staat altijd op fiestacrew.be en vermeldt bovenaan de datum van de laatste update.